استودو؛ این ابزار به من در مدیریت کارهایم کمک کرد

توسط: مهدی ناصری

بهترین ابزارها، ابزارهای ساده‌ای هستند که در یکی از فراگیرترین نیازهای عمومی مورد استفاده قرار می‌گیرند و آنقدر در بافت زندگی انسان‌ها رسوخ می‌کنند که منفک کردن آنها از زندگی روزمره امکان‌پذیر نیست.

ساده، هم زیباست هم ماندگار

یک راه‌حل ساده برای یک نیاز ساده راز موفقیت بسیاری از ابزارهایی‌است که سال‌ها و شاید قرن‌هاست مورد استفاده قرار می‌گیرند. چرخ، اهرم، در، صندلی، قاشق، قیچی، خودکار، قفل و کلید و مثال‌هایی از این دست در مصارف عمومی را در نظر بگیرید با ده‌ها مثال دم دست دیگر در حوزه‌های تخصصی و صنایع مختلف.

قدرت یک ابزار در فراگیری مسئله و سادگی راه‌حل آن است.

TO DO LIST؛ ابزاری که بیشتر از هر چیز دیگر از آن استفاده کرده ام

یکی از ابزارهای موفق در حوزه کاری و شخصی To-Do Listها هستند. ابزاری ساده برای مدیریت انبوه کارهای ریز و درشت. لیست از کارهایی که باید در بازه زمانی مشخصی انجام شوند با امکان تیک زدن کنار عنوان هر کار. همین! به همین سادگی برای یک مشکل فراگیر و همگانی: انبوه کارهای متنوع ریز و درشت و مشکل فراموشی آنها.

من در زندگی حرفه‌ای و شخصی‌ام بیشتر از هر ابزار دیگری از To-Do Listها استفاده کرده‌ام. همیشه یک کاغذ با لیستی از کارهایی که باید انجام دهم در جیب یا کیف من پیدا می‌کنید. هر کاری کرده‌ام این ابزار ساده را با نرم‌افزاری، اپلکیشنی،‌ سایتی، سرویسی جایگزین کنم یا آن را به مدل پیشرفته‌ای از تقویم و سلسله مراتب مجهز کنم خیلی زود شکست خورده و ناخودآگاه به همان ابزار ساده کاغذ و قلم برگشته‌ام. انگار که سعی کنم قاشق را با ابزار اتوماتیک دیگری جایگزین کنم و همه غذاها یا به صورتم یا به زمین پرت شده باشند و در نهایت برای آنکه سیر شوم قاشق را از زیر میز دربیاورم.

مدیریت کارهای تیمی در فضای کاری

مشکل مدیریت کارها در حوزه تخصصی و در تیم‌های کاری یکی دیگر از موارد فراگیری است که راه‌حل‌های مختلفی برای آن پیش‌بینی شده است. قدیمی‌ترین موارد آن ساختار شکست پروژه است (Work Breakdown Structure) که مجموعه کارهای یک پروژه کلان را به صورت سلسله مراتبی به مجموعه‌ای از کارهای کوچکتر تقسیم می‌کرد و آنها هم به نوبه خود به کارهای کوچکتر تقسیم می‌شدند تا در نهایت تبدیل به کاری شوند که یک نفر در زمان مشخصی بتواند آن را انجام داده و خروجی مشخصی داشته باشد. بخش مهمی از متدولوژی‌های توسعه نرم‌افزار مانند RUP مربوط به اصول و به‌روش‌های شکست کار و تخصیص آن در فرایند اجرای پروژه‌هاست.

با پیچیده‌تر شدن فرایندهای کار تیمی در شرکت‌های چابک، ابزارهای بهینه‌تری ایجاد شدند که عمدتا از همان ساختار سلسله‌مراتبی ولی با رویه‌ای اجرایی‌تر استفاده می‌کنند. اسکرام (مطالعه ۱ ، مطالعه ۲) برای این کار ابزاری به اسم بورد وظایف task board‌ را پیشنهاد می‌دهد که کارها در همان ساختار سلسله‌مراتبی در مراحل برای انجام، در حال انجام و انجام قرار میگیرند. از این تسک بوردها که عمدتا ابزاری برای هماهنگی‌های تیمی بودند به مراتب استفاده کرده‌ام. از بین آنها سادگی بورد کانبان کارآمدتر از همه بوده است.

بورد کانبان برای مدیریت کارهای تیمی

بورد کانبان

در بورد کانبان هر ردیف مربوط به یک کار بزرگتر می‌شود. آن کار یا پروژه به کارهای کوچکتر تقسیم شده و عنوان هر کدام روی برگه‌ای در ستون اول یعنی ستون برای انجام قرار می‌گیرد. کارها به مرور که انجام می‌شوند به ستون بعد یعنی ستون در حال انجام و در نهایت ستون آخر یعنی انجام شده منتقل می‌شوند. در کنار این سادگی می‌توان از ویژگی‌های جانبی این ابزار هم مانند زمانبندی کارها، تخصیص کار به افراد و … استفاده کرد.

بسته به فرایند اجرایی شرکت‌ها از ابزارهای آنلاین دیگری مانند واندرلیست، آسانا، ترللو، تسکولو استفاده کرده‌ام و در کنار همه اینها برای انجام کارهای شخصی بارها سعی کرده‌ام از کاغذ و قلم ساده فراتر رفته و از ابزارهای مبتنی بر موبایل مثل واندرلیست، انواع اپ‌های to do list، تقویم گوگل، و… استفاده کنم.

مشکلات من و راهکارهای امتحان شده

اخیرا با بزرگ‌تر کردن تیم مارکتینگ عکس‌پرینت بیشتر از قبل با این مشکل دست و پنجه نرم کرده‌ام و ابزارهای مختلفی را امتحان کردم. در ابتدا طبق روال شرکت از آسانا برای تعریف، تخصیص و پیگیری کارها استفاده کردیم. هسته اصلی آسانا بر اساس شکست سلسله‌مراتبی کارهاست که به نظر من در بسیاری از موارد اشتباه و گمراه کننده است. مشکل دوم آسانا پیچیدگی بیش از حد آن است که با وجود تلاش تولیدکنندگان آن برای ساده نگه داشتن تجربه کاربری همچنان نمایان است.

برای جبران برخی از ضعف‌های آسانا تصمیم گرفتم در کنار استفاده از آن از بورد کانبان استفاده کنم تا سادگی این ابزار که روی دیوار اتاق تیم نصب شده مانع از به هم ریختگی کارهای ناشی از آسانا شود. ترکیب این دو ابزار یکی آنلاین و پیچیده و یکی آفلاین و ساده تا حد زیادی توانسته تا به الان کارایی بالایی برای تیم مارکتینگ ما داشته باشد.

منتها خیلی زود در چنین مواردی مشکل جدیدی نمایان می‌شود. اینها عمدتا ابزارهایی برای هماهنگی کارهای تیمی هستند و نیاز تک تک افراد برای داشتن یک ابزار شخصی مدیریت و تنظیم کارها همچنان بدون پاسخ می‌ماند. این مشکل به خصوص در انجام کارهای من که مدیریت این تیم را بر عهده داشتم نمود بیشتری داشت.

خیلی زود از همان To-Do-List کاغذی برای حل این مشکل استفاده کردم ولی برخلاف کارآیی بالای این ابزار در کارهای شخصی نواقصی در مدیریت کارهای تخصصی و تیمی وجود داشت. اول اینکه بسیاری از کارهای شرکت زمان بیشتری برای تکمیل نیاز دارند. این مشکل باعث می‌شد مجبور شوم از چندین برگه کاغذ استفاده کنم و هرچند وقت یکبار مجبور بودم لیست‌هایم را بازنویسی کنم. مشکل دوم این بود که کارهای تخصصی عمدتا ساختار پیچیده‌تری دارند. برای انجام یک کار چندین کار پی‌درپی باید انجام شود تا در نهایت به هدف برسیم. این همان ویژگی بود که از زمان‌های قدیم به عنوان یک ساختار سلسله مراتبی شکست کار تعریف می‌شد. ولی نکته‌ای که وجود دارد این است که ارتباط کارهای زیرمجموعه یک کار عمدتا نه به صورت سلسه مراتبی که به صورت ترتیبی است. یعنی یک کار باید انجام شود سپس یک کار دیگر و یک کار دیگر تا در نهایت کل آن کار به سرانجام برسد.

این ویژگی بسیاری از کارهایی که در شرکت با آن مواجه بودم نه در ابزارهای آنلاین پیشرفته مثل ترللو و آسانا دیده شده بود و نه در ابزارهای فیزیکی مانند بورد وظایف و کاغذ to-do list.

نسخه جدیدی از to do list که کمک کرد کارهایم را مدیریت کنم

خیلی زود متوجه شدم که در حال اضافه کردن ویژگی خاصی به همان کاغذهای to-do list هستم. به این صورت که به جای نوشتن هر کار در یک ردیف به سادگی در هر سطر ردیفی از کارهایی که باید یکی یکی انجام شوند می‌نویسم.

بعد هر روز روی مرحله انجام شده کار تیک می‌زنم و همینطور جلو می‌روم. هر گاه نیاز بود ترتیب را اصلاح می‌کردم کار جدیدی به ردیف کارهای هر سطر اضافه می‌کرد یا چیزی کم می‌کرد. یا توضیح کوتاهی کنارش می‌نوشتم.

یک نمونه واقعی از استودو

یک نمونه واقعی از استودو که من در عکسپرینت استفاده کرده ام

کم کم تصمیم گرفتم نسخه جدیدی از To-Do List‌ برای خودم ابداع کنم، طرح ساده‌ای را در یک فایل ورد درست کردم و پرینت گرفتم. کم کم برگ دوم سوم و… . حالا این ابزار شده جزو لاینفک میز کار من در شرکت. بیشمار کارهای مختلف را که هر کدام در مراحل مختلف، با شرایط مختلف توسط افراد مختلف در حال انجام هستند به راحتی مستند کرده‌ام. هر وقت بخواهم دنبال چیزی بگردم در عرض چند ثانیه پیدا می‌کنم و هر روز به راحتی کارهایی را که آن روز باید انجام یا پیگیری شود را مشخص می‌کنم.

شاید STODO بتواند به شما هم کمک کند

اسم این ابزار را گذاشته‌ام STODO یعنی Sequential To Do List لیست ترتیبی کارها برای انجام.

پیشنهاد می‌کنم اگر شما هم در محیط کار با این چالش روبرو هستید و نتوانسته‌اید آن را به خوبی با ابزارهای سازمانی حل کنید، این ابزار را امتحان کنید. اگر نظری داشتید با من در میان بگذارید و اگر تاثیر مثبت یا منفی در کارهای‌تان داشت به من بگویید.

اصول استفاده از STODO:

  1. به محض تعریف یک کار جدید آن را در اولین ستون اولین سطر خالی بنویسید. اینجا یک پروژه کوتاه مدت منظورم است. مثلا اجرای کمپین ایمیل برای آفر هفته بعد.
  2. همان لحظه فکر کنید و کارهایی را که به ترتیب باید انجام شوند یکی یکی در خانه‌های بعدی بنویسید. ترتیب کارها باید رعایت شود. اینجا کار یا تسک به چیزی می‌گوییم که توسط یک نفر باید انجام شود، خروجی مشخصی دارد و از آن خروجی در کارهای بعدی استفاده خواهد شد.
  3. هر وقت مرحله‌ای از یک کار جلو رفت کنار آن مرحله تیک بزنید.

هر روز این لیست را چک کنید و اولین خانه‌های هر سطر که تیک نخورده‌اند را بنا به اولویت در لیست کارهای آن روزتان قرار دهید. جزئیات بیشتری مانند زمان، مسئول انجام کار و … را به ذهن‌تان بسپارید. اگر در روزهای اول این ابزار برای‌تان خوب کار کرد در مقابل این وسوسه که جزئیات را به آن بیفزایید مقاومت کنید. این جزئیات را به ذهن‌تان بسپارید و جز در مواقع خاص آن را به لیست اضافه نکنید. بگذارید لیست ساده باقی بماند و نگاه کردن به آن ترسناک نباشد.

دانلود کنید، تجربه کنید، بهبود دهید و به اشتراک بگذارید

نسخه pdf استودو را می‌توانید از طریق این لینک دانلود کنید چاپ کنید و از آن استفاده کنید. اگر به مرور احساس کردید باید تغییری در آن بدهید این کار را با نسخه قابل ویرایش انجام دهید (دانلود نسخه قابل ویرایش pptx) فقط و فقط لطفا این بهبود و تغییرتان را در ساختار استودو ساده نگه داشته و حتما به من هم اطلاع دهید تا در صورت امکان به استودو اضافه کنم.

حتما نظرات‌تان را به من بگویید. و اگر ابزار را مناسب یافتید آن را به بقیه معرفی کنید.